Yazı İşleri Müdürlüğü
13.06.2019
Erdoğan KARANOĞLU
Yazı İşleri Müdürü
Yazı İşleri Müdürlüğü
Görev Yetki ve Çalışma Esasları
1) Genel Evrak Kayıt Hizmetleri
2) Genel Arşiv Hizmetleri
3) CİMER Hizmetleri
1. Genel Evrak ve Kayıt Hizmetleri
• Evrak kayıt servisine gelen her türlü evrakı kayda almak, yetkili amire havale ettirilerek ilgili birimlere zimmetle teslim etmek, giden evrakların kaydını yapmak ve ilgili yerlere posta veya elden zimmetli teslim etmek,
• Posta zarflı gelen evraklar üzerinde gizli, çok gizli, özel, hizmete özel, kişiye özel gibi gizlilik dereceli veya normal evrakları tasnif etmek, üzerindeki adres itibariyle birime ait olup olmadığını kontrol etmek,
• Gizli, Çok gizli, özel, hizmete özel, kişiye özel işaretli zarfların açılmadan ilgili birimlere teslim edilmesini sağlamak,
• Gizli, çok gizli evraklara iki suret olmak üzere gizli teslim senedi düzenlemek ve aslı evrak tesliminde teslim alanın adı soyadı, imzasını almak, bir nüshası senedi hazırlayan birimce muhafaza edilmek üzere bu birime vermek,
• Gizlilik dereceli yazıların kayıt ve sayı verme işlemlerini zarfların üzerine yapmak,
• Geliş şekli itibariyle birimi ilgilendirmeyen evraklar veya yanlış postalanmış evraklar hiç işlem yapılmadan ilgili (geldiği-gideceği) yerlere göndermek,
• Evrakın birime ait olup olmadığı, tarihi, sayısı, eki ve imzasının olup olmadığını kontrol etmek,
• Posta kanalı ve kuruluşların haberleşme görevleri ile iş sahibi kişiler veya bunların kanuni temsilcilerince verilen her türlü evrakı; kuruma ait olup olmadığı, tarih, sayı, ek ve imza olup olmadığının kontrol edilerek teslim alınmasını sağlamak,
• Gelen faksların normal evrak gibi kayıt işlemine tabi tutmak,
• Acele, çok acele, günlü, iadeli taahhütlü, resmi taahhütlü ve acele posta servisi ile gönderilecek evrakları süresinde ve günlük olarak göndermek,
• Gelen evraklar gelen evrak defterine veya bilgisayar ortamında yapılıyorsa gelen evrak kayıt defterine uygun olarak kaydını yapmak, günlük kayıt çıktısını (Disket, CD) almak,
• İlgili birim amirinin izni ile evrak kayıt tarihi ve sayısının ilgili kişilerin istemesi halinde verilmesini sağlamak,
• Kayıt yapılacak defterleri numaralandırma, mühürleme ve son sayfalarını yetkili amire imzalatmak,
• Amirlerin verdiği ve mevzuatın öngördüğü benzer nitelikteki diğer iş ve işlemlerin yapmak.
• Evrak kayıt servisine gelen her türlü evrakı kayda almak, yetkili amire havale ettirilerek ilgili birimlere zimmetle teslim etmek, giden evrakların kaydını yapmak ve ilgili yerlere posta veya elden zimmetli teslim etmek,
• Posta zarflı gelen evraklar üzerinde gizli, çok gizli, özel, hizmete özel, kişiye özel gibi gizlilik dereceli veya normal evrakları tasnif etmek, üzerindeki adres itibariyle birime ait olup olmadığını kontrol etmek,
• Gizli, Çok gizli, özel, hizmete özel, kişiye özel işaretli zarfların açılmadan ilgili birimlere teslim edilmesini sağlamak,
• Gizli, çok gizli evraklara iki suret olmak üzere gizli teslim senedi düzenlemek ve aslı evrak tesliminde teslim alanın adı soyadı, imzasını almak, bir nüshası senedi hazırlayan birimce muhafaza edilmek üzere bu birime vermek,
• Gizlilik dereceli yazıların kayıt ve sayı verme işlemlerini zarfların üzerine yapmak,
• Geliş şekli itibariyle birimi ilgilendirmeyen evraklar veya yanlış postalanmış evraklar hiç işlem yapılmadan ilgili (geldiği-gideceği) yerlere göndermek,
• Evrakın birime ait olup olmadığı, tarihi, sayısı, eki ve imzasının olup olmadığını kontrol etmek,
• Posta kanalı ve kuruluşların haberleşme görevleri ile iş sahibi kişiler veya bunların kanuni temsilcilerince verilen her türlü evrakı; kuruma ait olup olmadığı, tarih, sayı, ek ve imza olup olmadığının kontrol edilerek teslim alınmasını sağlamak,
• Gelen faksların normal evrak gibi kayıt işlemine tabi tutmak,
• Acele, çok acele, günlü, iadeli taahhütlü, resmi taahhütlü ve acele posta servisi ile gönderilecek evrakları süresinde ve günlük olarak göndermek,
• Gelen evraklar gelen evrak defterine veya bilgisayar ortamında yapılıyorsa gelen evrak kayıt defterine uygun olarak kaydını yapmak, günlük kayıt çıktısını (Disket, CD) almak,
• İlgili birim amirinin izni ile evrak kayıt tarihi ve sayısının ilgili kişilerin istemesi halinde verilmesini sağlamak,
• Kayıt yapılacak defterleri numaralandırma, mühürleme ve son sayfalarını yetkili amire imzalatmak,
• Amirlerin verdiği ve mevzuatın öngördüğü benzer nitelikteki diğer iş ve işlemlerin yapmak.
2. Genel Arşiv Hizmetleri
• Kurum arşiviyle ilgili iş ve işlemleri yasal mevzuat çerçevesinde yürütmek arşiv yönetmeliği, dosya tasnif ve saklama planlarını hazırlamak, güncellemek ve uygulanmasını sağlamak.
• Kurum arşivine birimlerce verilen evrakları teslim almak ve muhafaza etmek.
• Süresi dolan evrakların yasal mevzuat çerçevesinde ayıklama ve imhasını sağlamak.
• Kurum arşiviyle ilgili iş ve işlemleri yasal mevzuat çerçevesinde yürütmek arşiv yönetmeliği, dosya tasnif ve saklama planlarını hazırlamak, güncellemek ve uygulanmasını sağlamak.
• Kurum arşivine birimlerce verilen evrakları teslim almak ve muhafaza etmek.
• Süresi dolan evrakların yasal mevzuat çerçevesinde ayıklama ve imhasını sağlamak.
3. CİMER Hizmetleri
• Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi (CİMER) kanalıyla yapılan başvuruları değerlendirmek, ilgili birimlerden bilgi almak ve cevaplandırmak,
• Başvuru cevaplarını CİMER sistemine girmek, ayrıca başvuru sahibine (yazı, e-mail, telefon) iletmek,
• Yapılan başvurular ve verilen cevapların arşivlenmesini sağlamak,
• CİMER faaliyetlerinin; haftalık, aylık, üç aylık ve yıllık olarak CİMER merkezi ile Valiliğe bildirmek,
• 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılması Hakkındaki Kanun ile 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunun gereklerini, birimlerle koordineli olarak yerine getirmek.
• Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi (CİMER) kanalıyla yapılan başvuruları değerlendirmek, ilgili birimlerden bilgi almak ve cevaplandırmak,
• Başvuru cevaplarını CİMER sistemine girmek, ayrıca başvuru sahibine (yazı, e-mail, telefon) iletmek,
• Yapılan başvurular ve verilen cevapların arşivlenmesini sağlamak,
• CİMER faaliyetlerinin; haftalık, aylık, üç aylık ve yıllık olarak CİMER merkezi ile Valiliğe bildirmek,
• 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılması Hakkındaki Kanun ile 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunun gereklerini, birimlerle koordineli olarak yerine getirmek.
