Encümen Müdürlüğü
17.06.2021
Ahmet ARABOĞA
Encümen Müdürü
Encümen Müdürlüğü
Görev Yetki ve Çalışma Esasları
1 - İl Genel Meclis Hizmetleri,
2 - İl Encümeni Hizmetleri
1. İl Genel Meclis Hizmetleri
• İl Genel Meclisi Üyelerinin kayıt işlemlerini yürütmek,
• İl Genel Meclisinde görüşülmek üzere teklif edilen evrakların meclis gündemine alınmak üzere kaydını yapmak,
• İl Genel Meclisi gündemini hazırlamak,
• İl Genel Meclisi gündeminin üyelere tebliği, çeşitli yollarla ilan edilmesini sağlamak,
• İl Genel Meclisi görüşmelerinin sesli ve/veya görüntülü kayıt cihazlarıyla kaydının yapılmasını sağlamak ve kayıtlarını arşivlemek,
• Ses kayıtlarını çözerek yazılı tutanak haline getirmek ve Meclis Başkanlık Divanına imzalatmak.
• Tutanaklara uygun olarak meclis kararlarını yazmak ve Meclis Başkanlık Divanına imzalatmak,
• İl Genel Meclis kararlarının Valilik Makamına gönderilmesini sağlamak,
• Kesinleşen meclis kararlarının ilgili birimlere ulaştırılması ve çeşitli yollarla ilan edilmesini sağlamak,
• İl Genel Meclisince komisyonlara havale edilen teklif ve önergelerin komisyonlara iletilmesini sağlamak,
• Komisyonlarca düzenlenen rapor ve eklerinin çoğaltılarak meclis üyeleri ile ilgililere dağıtımını sağlamak,
• Meclis kararları, toplantı tutanakları ve komisyon raporlarının arşivlenmesini sağlamak,
• Meclis Karar defterinin tanzimi ve kayıt işlemini yapmak,
• Komisyon defterinin tanzimi ve işlenmesini sağlamak,
• Meclis Üyelerinin huzur haklarının ödenmesiyle ilgili işlemleri yapmak,
• Meclis Divanının çalışmalarına usul yönünden yardımcı olmak,
• Servisin görev alanına giren / girebilecek ilgili diğer işlemleri ve yazışmaları yapmak,
• Servisin yazışma iş ve işlemlerinin dosyalanması, muhafazası, arşivlenmesini sağlamak,
• İl Genel Meclisi ile ilgili İçişleri Bakanlığının Tamim ve Genelgelerinin takibi ile tetkiki ve uygulamasını sağlamak,
• Meclis Toplantı Salonunun düzenlenmesi, denetlenmesi ve toplantıya hazır hale getirilmesini sağlamak,
• Amirlerinin verdiği ve mevzuatın öngördüğü benzer nitelikteki diğer iş ve işlemleri yapmak.
2 - İl Encümeni Hizmetleri
1. İl Genel Meclis Hizmetleri
• İl Genel Meclisi Üyelerinin kayıt işlemlerini yürütmek,
• İl Genel Meclisinde görüşülmek üzere teklif edilen evrakların meclis gündemine alınmak üzere kaydını yapmak,
• İl Genel Meclisi gündemini hazırlamak,
• İl Genel Meclisi gündeminin üyelere tebliği, çeşitli yollarla ilan edilmesini sağlamak,
• İl Genel Meclisi görüşmelerinin sesli ve/veya görüntülü kayıt cihazlarıyla kaydının yapılmasını sağlamak ve kayıtlarını arşivlemek,
• Ses kayıtlarını çözerek yazılı tutanak haline getirmek ve Meclis Başkanlık Divanına imzalatmak.
• Tutanaklara uygun olarak meclis kararlarını yazmak ve Meclis Başkanlık Divanına imzalatmak,
• İl Genel Meclis kararlarının Valilik Makamına gönderilmesini sağlamak,
• Kesinleşen meclis kararlarının ilgili birimlere ulaştırılması ve çeşitli yollarla ilan edilmesini sağlamak,
• İl Genel Meclisince komisyonlara havale edilen teklif ve önergelerin komisyonlara iletilmesini sağlamak,
• Komisyonlarca düzenlenen rapor ve eklerinin çoğaltılarak meclis üyeleri ile ilgililere dağıtımını sağlamak,
• Meclis kararları, toplantı tutanakları ve komisyon raporlarının arşivlenmesini sağlamak,
• Meclis Karar defterinin tanzimi ve kayıt işlemini yapmak,
• Komisyon defterinin tanzimi ve işlenmesini sağlamak,
• Meclis Üyelerinin huzur haklarının ödenmesiyle ilgili işlemleri yapmak,
• Meclis Divanının çalışmalarına usul yönünden yardımcı olmak,
• Servisin görev alanına giren / girebilecek ilgili diğer işlemleri ve yazışmaları yapmak,
• Servisin yazışma iş ve işlemlerinin dosyalanması, muhafazası, arşivlenmesini sağlamak,
• İl Genel Meclisi ile ilgili İçişleri Bakanlığının Tamim ve Genelgelerinin takibi ile tetkiki ve uygulamasını sağlamak,
• Meclis Toplantı Salonunun düzenlenmesi, denetlenmesi ve toplantıya hazır hale getirilmesini sağlamak,
• Amirlerinin verdiği ve mevzuatın öngördüğü benzer nitelikteki diğer iş ve işlemleri yapmak.
2 İl Encümeni Hizmetleri
• İl Encümeninde görüşülmek üzere teklif edilen evrakların encümen gündemine alınmak üzere kaydını yapmak,
• İl Encümen gündeminin hazırlanması ve toplantı öncesi üyelere ulaşmasını sağlamak,
• Araştırma, inceleme, eksiklik ve benzeri nedenlerle daha sonra görüşülmek üzere incelemeye alınan tekliflerin seyrini takip etmek,
• Gündem ile ilgili olarak gelen rapor ve benzeri dokümanın kaydını, çoğaltılmasını, üyelere ve ilgililere dağıtılmasını sağlamak ve takip etmek,
• İl Encümeni karar defterinin yazılması ve imzalatılmasını sağlamak,
• İl Encümenince alınan kararların yazılması, başkan ve üyelere imzalatılmasını sağlamak,
• İşlemi tamamlanan Encümen kararlarının ilgili iç ve dış birimlere iletilmesini sağlamak,
• İl Encümeni kararlarının arşivlenmesini sağlamak,
• İl Encümenince 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu’na göre yapılacak ihale iş ve işlemlerinin yürütülmesini sağlamak,
• İl Encümen üyeleri ödeneklerinin ödenmesiyle ilgili işlemleri takip etmek,
• İl Encümeni ile ilgili olabilecek genelge ve diğer mevzuatın takibi, tetkiki ve uygulamasını sağlamak,
• Encümen Toplantı Salonunun düzenlenmesi, denetlenmesi ve toplantıya hazır hale getirilmesini sağlamak,
• Servisin görev alanına giren / girebilecek ilgili diğer işlemleri ve yazışmaları yapmak,
• Servisin yazışma iş ve işlemlerinin dosyalanması, muhafazası ve arşivlenmesini sağlamak,
• Amirlerinin verdiği ve mevzuatın öngördüğü benzer nitelikteki diğer iş ve işlemleri yapmak.
• İl Encümeninde görüşülmek üzere teklif edilen evrakların encümen gündemine alınmak üzere kaydını yapmak,
• İl Encümen gündeminin hazırlanması ve toplantı öncesi üyelere ulaşmasını sağlamak,
• Araştırma, inceleme, eksiklik ve benzeri nedenlerle daha sonra görüşülmek üzere incelemeye alınan tekliflerin seyrini takip etmek,
• Gündem ile ilgili olarak gelen rapor ve benzeri dokümanın kaydını, çoğaltılmasını, üyelere ve ilgililere dağıtılmasını sağlamak ve takip etmek,
• İl Encümeni karar defterinin yazılması ve imzalatılmasını sağlamak,
• İl Encümenince alınan kararların yazılması, başkan ve üyelere imzalatılmasını sağlamak,
• İşlemi tamamlanan Encümen kararlarının ilgili iç ve dış birimlere iletilmesini sağlamak,
• İl Encümeni kararlarının arşivlenmesini sağlamak,
• İl Encümenince 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu’na göre yapılacak ihale iş ve işlemlerinin yürütülmesini sağlamak,
• İl Encümen üyeleri ödeneklerinin ödenmesiyle ilgili işlemleri takip etmek,
• İl Encümeni ile ilgili olabilecek genelge ve diğer mevzuatın takibi, tetkiki ve uygulamasını sağlamak,
• Encümen Toplantı Salonunun düzenlenmesi, denetlenmesi ve toplantıya hazır hale getirilmesini sağlamak,
• Servisin görev alanına giren / girebilecek ilgili diğer işlemleri ve yazışmaları yapmak,
• Servisin yazışma iş ve işlemlerinin dosyalanması, muhafazası ve arşivlenmesini sağlamak,
• Amirlerinin verdiği ve mevzuatın öngördüğü benzer nitelikteki diğer iş ve işlemleri yapmak.
